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网络 | 2019/03/11 14:40:44  | 165 次浏览

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{摘 要}本文从公文处理的程序规范角度出发,就<条例><格式><建议>等国家关于公文处理的法规制度出台后,在具体工作实践中的应用进行分析论证.

{关键词}条例;格式;建议;规范

公文处理工作是机关工作的一项基本职能,2012年和国务院联合下发了<党政机关公文处理工作条例>(以下简称<条例>),这是自20世纪80年代以来,党的机关与国家行政机关公文处理由原来的分别设立走向统一要求/统一规范/统一实施的里程碑,对规范公文处理工作,提高办文质量效率产生了极其深远的影响.

一/<条例>颁布的重大意义

(一)鲜明的时代性.公文直接作用于社会建设与发展,又受到社会实践的影响与改变,从可记载的甲骨文书到现在的电子公文,纵观社会文明的发展史,也是公文处理的变革史.特别是新中国成立以来,从1951年的<公文处理暂行办法>实施以来,以及后来的1981年/2000年的公文处理办法修订,直至2012年<条例>的颁布,这是公文处理的程序规范在伟大时代进步的折射.

(二)广泛的适用性.<条例>颁布后,以法制的形式明确了公文的相关要求,侧重解决了党政机关系统内部公文处理过程中的规范要求,对其他机关和单位的公文处理工作亦提出了参照执行的要求.通俗讲,这部<条例>是适用全国各行各业的.

(三)严谨的逻辑性.为了配合<条例>的贯彻执行,国家质检总局和国家标准委以国家标准(GB/T 9704-2012)发布了<党政机关公文格式>(以下简称<格式>),对公文用纸/印刷装订/格式要点/式样等作出了具体规定,以此确保机关公文特定效力的发挥,体现公文的权威性和严肃性.

二/规范公文办理的现实作用

<条例>强调公文处理工作一切从实际出发,其第五章第十九条第二款规定"一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行',这一规定体现了精简公文的精神,要求公文必须以解决公务活动中的实际问题为终极目标,要有的放矢,针对性要强.

<条例>首次将党政公文处理工作的相关规定进行统一,重新界定了公文种类和各文种的适用范围,调整了公文格式要点,在行文规则方面增加了一些具体规定.这些改变既是对长期以来在公文处理过程中遇到问题的整改,也是对机关办文人员从业素质的再次强调和要求.

<格式>也首次将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型,首次统一了党政机关公文格式中份号/密级/保密期限/紧急程度/成文日期等要点的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加科学化/制度化/规范化.

自八项规定出台以来,和国务院又联合下发了<关于进一步精简文件和简报的建议>(以下简称<建议>),对<条例>中的"行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性'进一步明确为"可发可不发的文件一律不发'.从深层次解读<建议>,精简文件不仅事关文风转变,更与机关工作作风转变息息相关.

三/规范公文办理的具体体现

(一)公文起草要"实'.<条例>规定,公文起草应当符合国家法律法规和党的路线方针政策,要观点鲜明/结构严谨/文种正确/格式规范/调研论证/措施可行等等.对于重要公文的起草,要求机关负责人主持/指导.<建议>出台后,对文件字数/处理效率等方面又作了具体而明确的规定.这些要求对负责起草文件的机关工作人员来说,就是必须严格遵守的"规范动作'.以转发类文件起草为例,标题的设置要精练,防止出现多个"关于'"通知'等字样,防止乱用标点符号.被转发的内容也要慎重处理,被转发的发文机关标志不得使用红色字体,被转发的发文机关署名处盖章也不得使用红色印章,被转发文件的原页码也要裁剪或删除等等.

(二)公文审核要"精'.王国维在<人间词话>中说,古今之成大事业/大学问者,必经过三种之境界:"昨夜西风凋碧树,独山高楼,望尽天涯路'"衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴'"众里寻他千百度,蓦然回首,那人正在灯火阑珊处'.公文审核亦是如此,初始时要打好基础,看行文要点是否齐全,标点符号是否准确,文中是否有错别字;熟稔时要紧抓核心,看行文逻辑是否清晰,受文主体和文字内容是否匹配,行文格式是否规范;精通后要辅助决策,看行文理由是否充分,文字内容是否合理合规,具备可行性,重要行文是否经过广泛调研/征求建议/会前初审/会议研讨.

(三)公文印发要"严'.公文经机关负责人签发后,从法理上就具备了特定的法律效力和政令要求,后续处理事宜必须慎之又慎,主要有登记/复核/印制/核发等规范的处理环节.发文登记时,要重点核对领导签发/会签痕迹/文件格式等要点是否齐全,按照"尽量节约/留有余地'的原则核算印发份数,文件印刷后要做好交接/登记/分送/销号.对于涉及国家秘密/企业秘密或商业秘密的文件,要按照"最小化'原则,标注密级和传阅范围.

(四)格式甄别要"细'.对于<条例>和<格式>中提及但又没有详细明确的公文处理事项,就需要具体问题具体分析,从上级机关/既成惯例中寻找依据.

像"纪要类公文是否加盖印章?'<格式>中规定:"会议纪要不加盖印章'.而日常办文中会遇到除了办公会议纪要外的其他纪要格式,这就要分别对待.以纪要格式印发的正文不加盖印章;以信函格式或其他文件格式印发会议纪要的正文,要在发文机关署名和成文日期处加盖印章.

四/对规范公文处理工作的思考

随着社会的进步和发展,电子公文因其传输存储和查询的便捷性,以及无纸化办公带来的清洁环保/运维成本低等诸多优势,一经推广使用就深受党政机关和企事业单位欢迎.电子公文又因形成/传递/保存/识读都是通过计算机实现的,其真实性就有很强的依赖性和易更改性,特别是在现今网络资源十分发达的情况下,电子文件在不同部门/人员之间传输,不可避免地要受到病毒的危害和"'的攻击,其真伪识别难度较高,需要涉及数字签名/身份识别/消息认证/密钥使用等许多信息技术领域的参与配合.电子公文系统怎样在确保安全的前提下做好规范应用,是我们需要认真思考解决的问题.

在日常的公文处理过程中,经常会遇到一些公文"横传'的情况.所谓"横传',即公文不经过文秘部门或文秘人员登记,直接在阅办部门或阅批领导之间流转.还有一些公文"直送'的现象.所谓"直送',即公文主办部门人员不经过文秘部门或文秘人员登记,直接送机关负责人签发或签批."横传'"直送'由来已久,又因种种因素仍会继续存在于各级机关的公文处理中,其弊端在于文件传递的线索只掌握在承办者手中,一旦承办者遗忘/积压/延误甚至丢失,则无从查找和催办,由此可能给党和国家造成重大甚至是无法弥补的损失,需要想方设法予以控制和防范.

五/结束语

公文处理工作,因其在机关工作中的极端重要性,每一位办文人员都应该树立"我是最后一道关'的责任意识,始终保持"如临深渊/如履薄冰'的敬畏心态,深入肌理/溢于言表,才能将"零缺陷/零差错/零误差'的办文理念落到实处,才能将"工匠精神'在办文中落地生根/开花结果.

{参考文献}

[1].党政机关公文处理工作条例.中办发〔2012〕14号.

[2]国家质检总局,国家标准委.<党政机关公文格式>国家标准(GB/T 9704-2012).

[3].关于进一步精简文件和简报的建议.中办发〔2012〕16号.

[4]张庆儒.公文处理学(第二版)[M].高等教育出版社,2014(7).

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